Documentación y Soporte

¡Hola! Esta guía te llevará de la mano a través de todo el proceso para conectar la API de WhatsApp Business con tu cuenta de Chatforse. El proceso se divide en 2 partes clave:

¡Empecemos!

Parte 1: Crear y Configurar tu Aplicación en Meta

En esta sección, prepararemos todo en la plataforma de Meta.

Paso 1: Ingresa al portal de Meta para Desarrolladores

Paso 2: Crea una nueva Aplicación (App)

  • Una vez dentro, haz clic en el botón verde «Crear app» en la esquina superior derecha.

  • Selecciona «Otro» y haz clic en «Siguiente».

  • Ahora, selecciona el tipo de aplicación «Empresa» y haz clic en «Siguiente».

  • Rellena los detalles de tu aplicación:

    • Nombre para mostrar de la app: Elige un nombre para tu aplicación (ej. «Mi Negocio Chat»).

    • Correo electrónico de contacto: Tu correo electrónico se llenará automáticamente.

    • Cuenta de Meta Business: Este paso es muy importante. Selecciona la cuenta de tu negocio en el menú desplegable. Si no tienes una, deberás crearla.

  • Haz clic en el botón «Crear app». Es posible que te pida tu contraseña de Facebook para confirmar.

Paso 3: Configura la API de WhatsApp en tu App

  • Después de crear la app, verás un panel con muchos productos de Meta que puedes añadir.

  • Busca la tarjeta que dice «WhatsApp» y haz clic en el botón «Configurar» que se encuentra debajo.

  • Serás redirigido a la sección «API de configuración».

Cómo vincular tu número de teléfono real:

  • En el panel izquierdo, bajo «WhatsApp», ve a «API de configuración».

  • Haz clic en el botón «Añadir número de teléfono».

  • Completa el perfil de tu negocio en WhatsApp.

  • Añade el número de teléfono que deseas registrar. Asegúrate de que este número no esté asociado a otra cuenta de WhatsApp.

  • Verifica tu número con el código que recibirás por SMS o llamada.

  • Una vez verificado, tu número estará vinculado a tu cuenta de WhatsApp Business API.

Paso 4: Vincular un Método de Pago (¡Paso Crucial!)

La API de WhatsApp Business es un servicio de pago. Meta te cobra por las conversaciones que tienes con tus clientes. Para que tu número de teléfono funcione sin interrupciones, debes agregar una tarjeta de crédito o un método de pago a tu cuenta.

  • Ve al Panel de WhatsApp: Dentro del panel de desarrolladores, en el menú de la izquierda, haz clic en «WhatsApp» y luego en «API de configuración».

  • Añadir Método de Pago: Verás un aviso o un paso que dice «Añadir un método de pago para usar la API de WhatsApp Business». Haz clic en el botón «Añadir método de pago».

  • Configura la Cuenta de Pago: Serás redirigido al Administrador Comercial de Meta. Confirma tus datos de país, moneda y zona horaria.

  • Ingresa los Datos de Pago: Haz clic en «Siguiente» e ingresa la información de tu tarjeta de crédito o débito.

  • Guardar: Guarda los cambios. Una vez que la tarjeta esté vinculada, tu cuenta de WhatsApp podrá procesar los cargos por uso y funcionará de manera continua.

Paso 5: Genera un Token de Acceso Permanente

El token temporal que aparece en el panel de desarrolladores caduca en 24 horas. Para una conexión estable, crearemos uno permanente a través de un «Usuario del sistema» en el Administrador Comercial.

  • Ve al Administrador Comercial: Abre una nueva pestaña y ve a https://business.facebook.com/settings/. Asegúrate de seleccionar la cuenta de negocio correcta en el menú desplegable de la izquierda.

  • Crea un Usuario del Sistema:

    • En el menú de la izquierda, ve a Usuarios > Usuarios del sistema.

    • Haz clic en «Agregar».

    • Dale un nombre al usuario del sistema (ej. «Chatforse_API») y asígnale el rol de «Administrador».

  • Asigna Activos al Usuario:

    • Una vez creado el usuario, haz clic en «Asignar activos».

    • En la ventana que aparece, selecciona «Apps» en la columna de la izquierda.

    • Elige la aplicación que creaste en el Paso 2.

    • En el panel derecho, activa el interruptor de «Control total» bajo «Administrar app».

    • Guarda los cambios.

  • Genera el Token Permanente:

    • Con el usuario del sistema todavía seleccionado, haz clic en «Generar nuevo token».

    • En la nueva ventana, selecciona la aplicación correcta en el menú desplegable.

    • En «Vencimiento», selecciona «Nunca».

    • En la sección de «Permisos disponibles», selecciona los siguientes:

      • whatsapp_business_management

      • whatsapp_business_messaging

    • Haz clic en «Generar token».

  • ¡MUY IMPORTANTE! Se generará tu token de acceso permanente. Cópialo y guárdalo en un lugar seguro. No podrás volver a verlo después de cerrar esta ventana. Este es el Token de Acceso que usarás en Chatforse.

Paso 6: Recolecta el Resto de tus Credenciales

Vuelve a la pestaña del panel de desarrolladores (https://developers.facebook.com/), ve a tu app y a la sección «WhatsApp» > «API de configuración».

  • ID de Número de Teléfono: En la sección «Enviar y recibir mensajes», asegúrate de que tu número de teléfono real esté seleccionado. A la derecha, verás y podrás copiar el ID de número de teléfono.

  • ID de Cuenta de Negocios de WhatsApp: Justo debajo, encontrarás el ID de la cuenta de WhatsApp Business. Cópialo también.

  • ID de la Aplicación: Este es el número largo que se encuentra en la barra superior de la página, junto al nombre de tu app. Haz clic sobre él para copiarlo.

Parte 2: Configurar el Webhook en Meta

En esta sección, configurarás el webhook utilizando los datos proporcionados por la plataforma de Chatforse.

Paso 7: Configurar la URL del Webhook y el Token de Verificación

  • Dentro de tu panel de desarrolladores de Meta, en el menú de la izquierda, navega a la sección de «WhatsApp» y luego haz clic en «Configuración» (o una sección similar que gestione la configuración de webhooks).

  • Haz clic en el botón «Editar» o «Configurar Webhook».

  • Se te pedirá que ingreses dos datos clave:

    • URL de Retrollamada (Callback URL) / URL del Webhook: Introduce la URL que te proporciona Chatforse:

      https://app.chatforse.com/webhook/whatsapp/20*********************

    • Verificar Token (Verify Token): Introduce el token que te proporciona Chatforse:

      *******************0114KYMi

  • Haz clic en «Verificar y Guardar».

  • Después de guardar, en la misma sección de configuración de webhooks, desplázate hacia abajo hasta la sección «Administrar campos» y haz clic en «Suscribir» junto a los campos relevantes para tu aplicación de WhatsApp (por ejemplo, messages, message_templates, etc.) para asegurarte de que Meta envíe las notificaciones correctas a tu webhook.

Parte 2: Rellenar el Formulario en chatforse

Ahora que tienes todas tus credenciales, vuelve a la pestaña de app.chatforse.com.

  1. ID de la Aplicación: Pega el ID que copiaste en el último paso.
  2. Token de Acceso: Pega el token permanente que generaste y guardaste desde el Administrador Comercial.
  3. ID de Número de Teléfono: Pega el ID correspondiente a tu número de teléfono real.
  4. ID de Cuenta de Negocios de WhatsApp: Pega el ID de tu cuenta de negocios de WhatsApp.

Paso Final: Guardar y Verificar

  • Haz clic en el botón «Guardar».
  • ¡Y listo! Tu cuenta de app.chatforse.com quedará vinculada de forma permanente con la API de WhatsApp Business.

Notas Importantes

  • Costos de la API: El uso de la API de WhatsApp Business no es gratuito. Meta factura según el número y tipo de conversaciones. Asegúrate de entender su modelo de precios.
  • Seguridad del Token: Trata tu Token Permanente como una contraseña. No lo compartas públicamente ni lo dejes expuesto en tu código. Cualquiera con acceso a él podría enviar mensajes en tu nombre.

¡Felicidades! Has completado la configuración profesional de tu API.

Cómo Crear y Gestionar Plantillas de Mensaje en Chatforse

 

Las plantillas son mensajes pre-aprobados que puedes usar para iniciar conversaciones con tus clientes o para enviar campañas masivas a través de WhatsApp. Esta guía te mostrará cómo crearlas y gestionarlas eficientemente.

Paso 1: Acceder a la Sección de Plantillas de Mensaje

 

  1. En el menú de navegación izquierdo de la plataforma, haz clic en «Plantillas de Mensaje».

  2. Esto te llevará al panel principal donde podrás ver todas tus plantillas existentes.

Paso 2: Entender el Panel de Plantillas

 

En esta pantalla principal, encontrarás una lista de tus plantillas con la siguiente información:

  • Nombre: El nombre interno que le diste a la plantilla.

  • Categoría: El tipo de plantilla (ej. Marketing, Utilidad).

  • Vista Previa: Un fragmento del contenido del mensaje.

  • Estado: Muestra si la plantilla ha sido Aprobada, está Pendiente o fue Rechazada por Meta (WhatsApp).

  • Última Actualización: La fecha y hora de la última modificación.

Desde aquí, también tienes dos botones importantes en la esquina superior derecha:

  • Sincronizar Plantillas: Úsalo para actualizar el estado de tus plantillas con la información más reciente de Meta.

  • Crear Plantilla: El botón para iniciar el proceso de creación de una nueva plantilla.

Paso 3: Iniciar la Creación de una Nueva Plantilla

 

  1. Haz clic en el botón azul «Crear Plantilla».

  2. Serás dirigido al formulario de creación «Nueva Plantilla», donde construirás tu mensaje paso a paso. A la derecha, verás una vista previa en tiempo real de cómo se verá tu mensaje en un chat de WhatsApp.

Paso 4: Configurar la Información Básica y el Encabezado

 

Esta es la primera parte del formulario de creación.

  1. Nombre: Dale un nombre único y descriptivo a tu plantilla (en minúsculas y usando guiones bajos en lugar de espacios, ej. promo_verano_25).

  2. Categoría: Selecciona la categoría que mejor se ajuste al propósito de tu mensaje (Utilidad, Autenticación o Marketing).

  3. Idioma: Elige el idioma en el que estará escrito tu mensaje.

  4. Encabezado (Opcional): Puedes añadir un elemento visual al inicio de tu mensaje.

    • Texto: Un título corto en negrita.

    • Imagen, Video o Documento: Sube un archivo multimedia (.png, .jpeg, .mp4, etc.) para captar la atención. En la imagen de ejemplo, se ha subido una imagen.

Paso 5: Redactar el Cuerpo del Mensaje

 

Esta es la parte más importante de tu plantilla.

  1. Cuerpo (Requerido): Escribe el texto principal de tu mensaje.

    • Agregar Variable: Si necesitas personalizar el mensaje con datos del contacto (como su nombre), haz clic en {{ Agregar Variable }}. Esto insertará un marcador como {{1}}, {{2}}, etc., que luego podrás rellenar dinámicamente con la información de cada contacto al enviar la campaña.

    • En el ejemplo: ¿Listo para aprovechar el enorme potencial del marketing por WhatsApp? Descubre **Chatforse**: tu solución definitiva...

Paso 6: Añadir Pie de Página y Botones (Opcional)

 

Puedes enriquecer tu plantilla con información adicional y acciones interactivas.

  1. Descripción del Pie de Página (Opcional): Agrega una línea de texto corta en la parte inferior de tu plantilla, usualmente para un eslogan o una nota breve.

  2. Botones (Opcional): Son cruciales para invitar al usuario a realizar una acción. Tienes varias opciones:

    • Llamar a número de teléfono: Crea un botón que inicia una llamada al número que especifiques.

    • Visitar sitio web: Crea un botón que dirige al usuario a una URL. Puedes tener un enlace estático (siempre el mismo) o dinámico (que cambia según el contacto).

    • Copiar código de oferta: Un botón que permite al usuario copiar un código de cupón con un solo toque.

    • Botón personalizado (Respuesta Rápida): Permite al usuario responder rápidamente con un texto predefinido (ej. «Sí, me interesa», «Más información»).

Paso 7: Enviar a Revisión

 

  1. Una vez que has configurado todos los elementos de tu plantilla y estás satisfecho con la vista previa, revisa todo cuidadosamente.

  2. Haz clic en el botón «Crear Plantilla» en la esquina superior derecha (o en el botón que indique enviar a revisión).

  3. Tu plantilla se enviará a Meta (WhatsApp) para su aprobación. El estado cambiará a «Pendiente» y, una vez revisada, pasará a «Aprobada» o «Rechazada».

Siguiendo estos pasos, podrás crear plantillas efectivas y personalizadas para comunicarte con tus clientes de manera profesional a través de Chatforse.

Cómo Crear y Gestionar Campañas en Chatforse

 

Las campañas te permiten enviar mensajes masivos a tus contactos de forma programada y organizada. A continuación, te explicamos cómo gestionar esta sección paso a paso.

Paso 1: Acceder a la Sección de Campañas

 

  1. En el menú de navegación principal ubicado a la izquierda de tu pantalla, haz clic en el ícono de «Campañas».

  2. Al ingresar, verás el panel principal de campañas.

Paso 2: Entender el Panel de Campañas

 

En este panel, puedes ver un resumen de todas las campañas que has creado. Las columnas principales son:

  • Nombre de la Campaña: El nombre que le diste a tu campaña para identificarla.

  • Plantilla: El modelo de mensaje que se utilizó para la campaña.

  • Tasa de Entrega: Muestra el porcentaje y la cantidad de mensajes que fueron entregados exitosamente. Por ejemplo, «33.33% 1/3» significa que de 3 contactos, el mensaje se entregó a 1.

  • Tasa de Lectura: Indica el porcentaje y la cantidad de mensajes que fueron leídos por los contactos.

  • Estado: Muestra si la campaña está «Terminada», «En progreso» o «Programada».

  • Buscar Campañas: Puedes usar esta barra para encontrar rápidamente una campaña específica por su nombre.

Paso 3: Crear una Nueva Campaña

 

  1. Para empezar a crear tu envío masivo, haz clic en el botón azul «Crear Campaña» ubicado en la esquina superior derecha.

  2. Serás dirigido a la pantalla de «Nueva Campaña». Aquí deberás configurar los detalles de tu envío.

Paso 4: Configurar los Detalles de la Nueva Campaña

 

Rellena los siguientes campos en el formulario:

  1. Nombre de la Campaña: Asigna un nombre claro y descriptivo que te ayude a identificarla en el futuro (ej. «Lanzamiento de Verano 2025» o «Descuento Julio»).

  2. Plantilla: Haz clic en «Seleccionar Plantilla» para elegir de la lista de plantillas de mensajes previamente aprobadas. Estas plantillas son los mensajes que recibirán tus contactos.

  3. Enviar a: Haz clic en «Seleccionar Contactos». Aquí podrás elegir si quieres enviar la campaña a todos tus contactos o a un grupo específico que hayas creado previamente (ej. «Clientes VIP» o «Nuevos Registros»).

  4. Hora programada: Este es un campo crucial.

    • Para programar el envío: Haz clic en el ícono del calendario para seleccionar la fecha y la hora exactas en las que deseas que se envíe tu campaña. El formato es día/mes/año y hora.

    • Para enviar de inmediato: Si no quieres programarla y prefieres que se envíe tan pronto como la crees, marca la casilla «Omitir programación y enviar inmediatamente».

Paso 5: Guardar o Lanzar la Campaña

 

Una vez que hayas completado todos los campos, tienes dos opciones:

  • Ahorrar (Guardar): Si seleccionaste una fecha y hora programada, haz clic en el botón azul «Ahorrar». La campaña quedará guardada con el estado «Programada» y se enviará automáticamente en el momento que estableciste.

  • Enviar: Si marcaste la opción de «enviar inmediatamente», el botón «Ahorrar» iniciará el envío de la campaña en ese mismo momento.

Al volver al panel principal de «Campañas», podrás ver tu nueva campaña en la lista y monitorear su Tasa de Entrega y Lectura en tiempo real una vez que comience el envío.

Cómo Analizar los Detalles de una Campaña en Chatforse

Una vez que has enviado o programado una campaña, es fundamental poder revisar su rendimiento y el estado de cada mensaje. La pantalla «Detalles de La Campaña» te ofrece toda esta información de forma clara y organizada.

Paso 1: Acceder a los Detalles de una Campaña

  1. Primero, navega a la sección de «Campañas» en el menú principal.

  2. En el listado de campañas, haz clic sobre la campaña específica que deseas analizar. Esto te llevará directamente a la pantalla de «Detalles de La Campaña».

Paso 2: Interpretar el Resumen General de la Campaña

Al ingresar, lo primero que verás en la parte superior es un resumen con las métricas clave de tu campaña.

  • Mensajes: El número total de contactos a los que se intentó enviar el mensaje. En el ejemplo, son 3.

  • Enviado: El número de mensajes que han sido enviados exitosamente desde la plataforma hacia los servidores de WhatsApp. En el ejemplo, son 2.

  • Entregado: El número de mensajes que han sido recibidos correctamente en el dispositivo del destinatario. En el ejemplo, es 1.

  • Leído: El número de destinatarios que han abierto el chat y visto el mensaje (marcado con el doble check azul). En el ejemplo, es 0.

  • Fallido: El número de mensajes que no se pudieron entregar por alguna razón (ej. número inválido, no tiene WhatsApp). En el ejemplo, es 1.

Paso 3: Analizar el Listado de Contactos y sus Estados

Justo debajo del resumen, encontrarás una lista detallada de cada contacto incluido en la campaña.

Aquí puedes ver:

  • Contacto: El nombre del destinatario.

  • Teléfono: El número de teléfono del contacto.

  • Última Actualización: La fecha y hora exactas del último cambio de estado del mensaje para ese contacto. Esto te permite saber cuándo fue entregado, enviado o cuándo falló.

  • Reintentos: El número de veces que el sistema ha intentado reenviar un mensaje fallido (según la configuración de reintentos).

  • Estado: El estado individual de cada mensaje. Puede ser:

    • Entregado: El mensaje llegó al dispositivo del contacto.

    • Fallido: El mensaje no se pudo entregar.

    • Enviado: El mensaje se envió desde Chatforse, pero aún no se confirma la entrega en el dispositivo del contacto.

  • Más Información: Un enlace que probablemente te mostrará detalles adicionales sobre el estado del mensaje o el perfil del contacto.

Paso 4: Revisar los Detalles y la Vista Previa

En el lado derecho de la pantalla, tienes un resumen de la configuración de la campaña y una vista previa del mensaje enviado.

  • Detalles De La Campaña:

    • Nombre De La Campaña: El nombre que le asignaste (ej. Campaña Promo).

    • Plantilla: El nombre de la plantilla de mensaje utilizada (ej. Mensaje_comercial).

    • Destinatarios: El grupo de contactos al que se dirigió la campaña (ej. Prospecto Interesado).

    • Hora Programada: La fecha y hora en que se programó el envío (ej. 21/07/2025 08:30:00).

  • Vista Previa del Mensaje: Debajo de los detalles, puedes ver exactamente el mensaje (incluyendo imágenes, texto y botones) que recibieron tus contactos. Esto es útil para confirmar que se envió el contenido correcto.

Paso 5: Exportar los Resultados

Si necesitas analizar los datos fuera de la plataforma o guardarlos para tus registros, puedes usar la función de exportación.

  1. Haz clic en el botón «Exportar Como CSV» ubicado en la esquina superior derecha.

  2. Se generará un archivo en formato CSV (compatible con Excel, Google Sheets, etc.) con toda la información detallada de los contactos y el estado de sus mensajes, permitiéndote crear informes personalizados o analizar tendencias.

Usando esta pantalla de «Detalles de la Campaña», puedes monitorear de cerca el éxito de tus envíos, identificar problemas con contactos específicos y tomar decisiones informadas para optimizar tus futuras campañas en Chatforse.

Cómo Crear una Base de Conocimientos Óptima para tu Asistente de IA

 

Piensa en tu Asistente de IA como un nuevo empleado. Para que haga bien su trabajo, necesita la mejor capacitación posible. Tu base de conocimientos es ese manual de capacitación.

Paso 1: La Estrategia – ¿Qué Queremos que Haga Nuestro IA?

 

Antes de escribir una sola línea, define el propósito del asistente.

  • ¿Cuál es su rol principal? ¿Será un experto en ventas, un agente de soporte técnico, un gestor de citas, o un poco de todo?

  • ¿Qué temas debe dominar? Haz una lista de todas las categorías de información que manejará. Por ejemplo:

    • Información de Productos/Servicios (precios, características, stock).

    • Políticas de la Empresa (devoluciones, garantías, envíos).

    • Preguntas Frecuentes (FAQs).

    • Procesos (cómo comprar, cómo reservar, cómo pedir soporte).

    • Información de Contacto (horarios, ubicación, teléfonos).

  • ¿Cuál es su «personalidad»? ¿Debe responder de forma muy formal, amigable, concisa, detallada? Define un tono de voz y mantenlo consistente en toda la base de conocimientos.

Paso 2: La Recolección – Reunir Toda la Información Cruda

 

Ahora, busca y reúne toda la información existente que alimentará a tu IA. No descartes nada en esta etapa.

  • Documentos Internos: Manuales de productos, guías de políticas, listas de precios.

  • Contenido Web: La sección de «Preguntas Frecuentes» (FAQ) de tu sitio web es una mina de oro. También las páginas «Sobre Nosotros», «Contacto» y las descripciones de productos.

  • Historial de Soporte: Analiza los chats y correos electrónicos pasados con tus clientes. ¿Cuáles son las 5-10 preguntas que más se repiten?

  • Conocimiento del Equipo: Habla con tus mejores agentes de ventas y de soporte. Ellos saben mejor que nadie qué preguntan los clientes y cuáles son las mejores respuestas.

Paso 3: La Estructura – El Formato Ideal para que GPT Entienda

 

Esta es la parte más importante. No subas los documentos tal como están. Debes estructurarlos para que la IA los procese de manera eficiente. El formato más efectivo es el de Pregunta y Respuesta (Q&A).

Práctica recomendada:

Crea documentos de texto simples (.txt) o PDFs separados por tema. Por ejemplo: politica_devoluciones.txt, info_producto_X.pdf, horarios_y_contacto.txt.

Dentro de cada documento, utiliza una estructura clara:

# TEMA: [Nombre del Tema General]

**Pregunta: [Escribe aquí una pregunta específica que un cliente podría hacer]**
Respuesta: [Escribe aquí la respuesta ideal, clara y completa. Sé directo.]

**Pregunta: [Variación de la pregunta anterior. ¿Cómo más podría preguntar un cliente lo mismo?]**
Respuesta: [Puedes usar la misma respuesta o una ligeramente adaptada.]

**Pregunta: [Otra pregunta del mismo tema]**
Respuesta: [Su respuesta correspondiente.]

Ejemplo Práctico para un documento llamado envios.txt:

# TEMA: ENVÍOS Y ENTREGAS

**Pregunta: ¿Cuánto cuesta el envío?**
Respuesta: El costo de envío estándar es de $10.000 COP a las principales ciudades de Colombia. Para otros municipios, el costo puede variar. Ofrecemos envío gratuito en todas las compras superiores a $150.000 COP.

**Pregunta: ¿Tienen envío gratis?**
Respuesta: Sí, ofrecemos envío gratuito en todas las compras superiores a $150.000 COP.

**Pregunta: ¿Cuánto tarda en llegar mi pedido?**
Respuesta: El tiempo de entrega es de 2 a 3 días hábiles para Bogotá y Medellín, y de 3 a 5 días hábiles para el resto del país. Recibirás un correo con el número de guía para que puedas rastrear tu pedido.

**Pregunta: ¿Cómo puedo rastrear mi paquete?**
Respuesta: Una vez que tu pedido sea despachado, te enviaremos un correo electrónico con el número de guía y un enlace a la página de la transportadora para que puedas seguir el estado de tu entrega en tiempo real.

¿Por qué funciona tan bien este formato?

Porque le das a GPT un contexto claro (la pregunta) y la respuesta exacta que debe proporcionar. Esto reduce drásticamente la posibilidad de que invente respuestas («alucinaciones») y asegura que la información sea precisa.

Paso 4: La Redacción – Escribir para la Claridad

 

  • Sé Simple y Directo: Usa un lenguaje fácil de entender. Evita la jerga técnica o corporativa a menos que sea estrictamente necesario.

  • Sé Explícito: No asumas que la IA «entenderá» el contexto. Si una política aplica solo a Colombia, dilo explícitamente.

  • Consistencia: Usa siempre los mismos términos para las mismas cosas. Si llamas a tus clientes «socios», no uses «usuarios» o «compradores» en otras partes del documento.

  • Crea Variaciones de Preguntas: Piensa en todas las formas posibles en que un cliente podría hacer una pregunta y añádelas a tu base de conocimientos. Esto entrena a la IA para reconocer la intención del usuario sin importar cómo la formule.

Paso 5: La Carga y Prueba – El Control de Calidad

 

  1. Sube los Archivos: Ve a la sección de «Knowledge Base» en Chatforse y sube los documentos que has preparado.

  2. Espera el Procesamiento: Dale tiempo a la plataforma para que procese e indexe la información.

  3. Inicia las Pruebas: Abre un chat y actúa como un cliente.

    • Pruebas Directas: Hazle a la IA las preguntas exactas que escribiste en tus documentos. La respuesta debería ser casi idéntica.

    • Pruebas de Variación: Haz las mismas preguntas pero con otras palabras. ¿Sigue entendiendo la intención y dando la respuesta correcta?

    • Pruebas de Límite: Hazle preguntas que estén relacionadas pero que no estén explícitamente en la base de conocimientos. Esto te ayuda a ver cómo razona y si intenta inventar algo. Si lo hace, necesitas añadir más información sobre ese tema.

    • Pruebas de Fuga: Pregúntale sobre temas que no quieres que responda (ej. «dame un descuento» si no está programado para ello). Define cómo quieres que actúe en esos casos.

Paso 6: El Mantenimiento – Un Proceso Continuo

 

Tu negocio evoluciona, y tu base de conocimientos también debe hacerlo.

  • Actualiza Regularmente: ¿Cambió un precio? ¿Hay una nueva política? Actualiza el documento correspondiente y vuelve a subirlo.

  • Revisa los Chats: Periódicamente, revisa las conversaciones que la IA ha tenido con los clientes. Si encuentras preguntas que no supo responder, es una señal de que necesitas añadir esa información a tu base de conocimientos.

  • Establece un Ciclo de Revisión: Comprométete a revisar y mejorar tu base de conocimientos al menos una vez cada trimestre.

Siguiendo esta guía de manera disciplinada, transformarás tu Asistente de IA de una simple herramienta de respuestas a un experto virtual invaluable que trabaja para tu negocio 24/7, ofreciendo información precisa y mejorando la satisfacción de tus clientes.

Cómo Configurar el Asistente de Respuesta de IA en Chatforse

 

Esta poderosa herramienta te permite automatizar las respuestas a tus clientes utilizando la inteligencia artificial de OpenAI (ChatGPT), entrenada con tu propia información para ofrecer interacciones personalizadas y eficientes.

⚠️ Nota Importante Sobre los Costos de la API

 

Antes de comenzar, es fundamental que entiendas lo siguiente:

  • Tú eres responsable de los costos: El Asistente de IA de Chatforse se conecta a tu propia cuenta de OpenAI. Esto significa que todos los costos generados por el uso del modelo de lenguaje (el envío de preguntas y la generación de respuestas) serán facturados directamente por OpenAI a tu cuenta. Chatforse no se hace responsable de estos cargos.

  • Recomendación de Modelo: Para optimizar tus gastos, te recomendamos utilizar el modelo GPT-4o mini. Es una versión más nueva, muy inteligente y significativamente más económica que modelos anteriores como GPT-4 Turbo, ofreciendo un excelente equilibrio entre costo y rendimiento.

  • Consulta los Precios: Para tener una idea clara de los costos, puedes revisar la tabla de precios oficial de OpenAI en este enlace: Precios de la API de OpenAI.

Paso 1: Acceder a la Sección de Automatización

 

  1. En el menú de navegación izquierdo, haz clic en «Automatización».

  2. Dentro de esta sección, selecciona la pestaña «Asistente de respuesta de IA».

Paso 2: Habilitar y Configurar el Asistente de IA

 

  1. Habilitar el Asistente de IA: Activa el interruptor principal que dice «Habilitar el Asistente de IA».

  2. Configuración de la API: Haz clic en el botón «Actualizar» o en el área de «Configuración del asistente de IA». Aparecerá una ventana emergente.

  3. Rellena los campos en la ventana emergente:

    • Clave API de OpenAI: Pega aquí tu clave API secreta que obtienes desde tu panel de desarrollador en OpenAI. Esta clave es lo que conecta Chatforse con tu cuenta de ChatGPT.

    • Modelo: Selecciona el modelo de IA que deseas usar. Como se mencionó, se recomienda gpt-4o-mini por su eficiencia y bajo costo.

    • Integrar el asistente de IA en el formulario de chat: Mantén este interruptor activado para que el asistente esté disponible en tus conversaciones.

    • Activar respuestas de audio: Si lo deseas, puedes activar este interruptor para que el asistente pueda generar y enviar respuestas de voz. Puedes seleccionar la voz que prefieras en el menú desplegable.

  4. Haz clic en «Guardar» para aplicar esta configuración.

Paso 3: Configurar la Activación Automática

 

Esta función permite que el asistente se active automáticamente bajo ciertas condiciones, sin que un agente tenga que intervenir.

  1. Habilitar la asistencia automática de IA para nuevas conversaciones: Activa este interruptor para que los usuarios reciban ayuda de la IA automáticamente al iniciar una nueva conversación.

  2. Palabra(s) clave(s) para iniciar el agente de IA: Define una palabra o frase (ej. «IA», «ayuda», «asistente») que, al ser escrita por el cliente, activará al asistente para que tome el control de la conversación.

  3. Palabra(s) clave(s) para detener al agente de IA: Define una palabra o frase (ej. «IA OFF», «hablar con humano», «detener») que desactivará al asistente y permitirá que un agente humano continúe la conversación.

  4. No olvides hacer clic en «Guardar» al final de esta sección.

Paso 4: Construir la Base de Conocimientos (Knowledge Base)

 

Este es uno de los pasos más importantes para que tu asistente sea realmente útil y preciso. Aquí cargarás documentos con la información específica de tu negocio.

  1. Subir Documentos: Haz clic en el botón «Subir documentos» (o «Upload Documents»).

  2. Selecciona archivos: Sube archivos (.pdf, .txt, .docx, etc.) que contengan información relevante como:

    • Preguntas frecuentes (FAQs).

    • Descripciones de productos o servicios.

    • Políticas de devolución y garantía.

    • Horarios de atención y ubicación.

    • Manuales de usuario o guías.

  3. Gestionar Documentos: Una vez subidos, los documentos aparecerán en una lista. El sistema los procesará para que el asistente pueda usar esa información para responder las preguntas de los clientes. Podrás ver el Título, la Fuente (si es un archivo), el Estado del procesamiento y la Última Actualización.

  4. Puedes eliminar documentos si la información queda obsoleta.

Al alimentar a tu asistente con una base de conocimientos sólida, te aseguras de que las respuestas sean precisas, coherentes con tu marca y verdaderamente útiles para tus clientes, reduciendo la carga de trabajo de tu equipo de soporte.

Probar y Optimizar tu Base de Conocimientos

 

Este proceso se divide en dos fases clave: el monitoreo activo de las conversaciones y el ciclo de retroalimentación para actualizar la información.

Fase 1: Monitoreo Activo y Análisis de Chats

 

Debes convertirte en un detective de las conversaciones de tu IA. Establece una rutina (diaria al principio, luego semanal) para revisar los historiales de chat, prestando especial atención a las siguientes señales de alerta.

 

1. Revisa las «Fugas» o Escalaciones a Agentes Humanos

 

Cada vez que un chat es transferido de la IA a un agente humano, es una oportunidad de aprendizaje invaluable.

  • ¿Por qué ocurrió la escalación? Lee la conversación y pregúntate:

    • ¿La IA no supo la respuesta a una pregunta? (Brecha de conocimiento).

    • ¿La IA dio una respuesta incorrecta o confusa? (Fallo de precisión).

    • ¿El cliente se frustró por respuestas repetitivas? (Fallo de contexto).

    • ¿La solicitud era demasiado compleja o requería una acción que la IA no puede realizar (ej. procesar un reembolso)? (Límite de capacidad).

2. Busca las Respuestas «No Sé»

 

Filtra o busca conversaciones donde la IA usó frases como:

  • «No tengo información sobre eso».

  • «No puedo ayudarte con esa solicitud».

  • «Para eso, te recomiendo contactar a un agente».

Cada una de estas frases señala directamente una pregunta que tu base de conocimientos no cubre.

 

3. Identifica la Frustración del Cliente

 

Busca señales de que el cliente no está satisfecho con la interacción. Fíjate en frases como:

  • «No me estás entendiendo».

  • «Ya te pregunté eso».

  • «Quiero hablar con una persona».

  • Uso excesivo de mayúsculas o signos de exclamación.

Analiza qué causó la frustración. A menudo, se debe a que la IA no reconoce la intención detrás de la pregunta del usuario, lo que indica que necesitas añadir más variaciones de preguntas a tu base de datos.

 

4. Crea un Registro de Errores (Feedback Log)

 

Usa una herramienta simple como una hoja de cálculo (Google Sheets, Excel) para documentar tus hallazgos. Tu registro debe tener, como mínimo, estas columnas:

  • Fecha: Cuándo se detectó el problema.

  • ID del Chat (Opcional): Para poder revisar la conversación original.

  • Pregunta del Cliente: ¿Qué preguntó exactamente el usuario?

  • Respuesta de la IA: ¿Qué respondió la IA?

  • Problema Detectado: (Brecha, Imprecisión, Frustración, etc.).

  • Acción Correctiva: ¿Qué harás para solucionarlo?

  • Estado: (Pendiente, Corregido, Verificado).

Imagina aquí una tabla simple con estas columnas.

Fase 2: El Ciclo de Optimización Continua (PDCA)

 

Una vez que has identificado los problemas, es hora de actuar. Sigue el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA).

 

1. Planificar (Plan): ¿Qué Vamos a Mejorar?

 

Revisa tu «Registro de Errores» y agrupa los problemas. Prioriza las correcciones que tengan el mayor impacto. Por ejemplo, una brecha de conocimiento sobre el precio de tu producto más popular es más urgente que una sobre la historia de la empresa.

 

2. Hacer (Do): Actualiza tu Base de Conocimientos

 

Aquí es donde aplicas las correcciones directamente en tus archivos de texto (.txt, .pdf, etc.).

  • Si fue una Brecha de Conocimiento:

    • Acción: Añade un nuevo par de Pregunta y Respuesta a tu documento relevante. Sé claro y directo.

    • Ejemplo: Si varios usuarios preguntaron por «pagos con Nequi» y la IA no supo qué decir, añade:

      **Pregunta: ¿Aceptan pagos con Nequi?**
Respuesta: Sí, aceptamos pagos a través de Nequi. Al finalizar tu compra, selecciona la opción "Transferencia Bancaria" y sigue las instrucciones para enviar el pago a nuestro número de Nequi 300-123-4567.

  • Si fue un Fallo de Precisión:

    • Acción: Encuentra la respuesta incorrecta en tu base de conocimientos y corrígela o reescríbela para que sea más clara.

    • Ejemplo: Si la IA dijo que las devoluciones eran en 15 días, pero la política es de 30, simplemente edita esa línea en tu documento politica_devoluciones.txt.

  • Si fue por Frustración o Malentendido:

    • Acción: Añade variaciones de la pregunta del cliente al Q&A existente. Esto entrena a la IA para reconocer diferentes formas de pedir lo mismo.

    • Ejemplo: Si tu Q&A principal es «¿Cuál es el costo de envío?» y un cliente preguntó «¿Cuánto me vale el domicilio?» y la IA no entendió, añade:

      **Pregunta: ¿Cuál es el costo de envío?**
**Pregunta: ¿Cuánto me vale el domicilio?**
**Pregunta: ¿Qué precio tiene el flete?**
Respuesta: El costo de envío estándar es de $10.000 COP...

3. Verificar (Check): Prueba la Solución

 

  1. Sube el archivo actualizado a la plataforma Chatforse.

  2. Espera que se procese.

  3. Abre un nuevo chat y realiza una prueba directa. Pregúntale a la IA exactamente lo que falló antes. Confirma que ahora responde correctamente.

4. Actuar (Act): Estandariza la Mejora

 

Si la solución funciona, marca el problema como «Corregido» en tu registro. Este nuevo conocimiento ahora es parte estándar del «cerebro» de tu IA.

Repitiendo este ciclo constantemente, tu Asistente de IA pasará de ser una herramienta básica a un experto virtual altamente optimizado, mejorando la experiencia del cliente y liberando tiempo valioso para tu equipo.

Guía Detallada de la Configuración General en Chatforse

Esta sección es fundamental para establecer los datos básicos de tu organización, así como para gestionar las notificaciones y el comportamiento de las campañas de mensajes.

Paso 1: Acceder a la Configuración General

Para comenzar, navega hasta el menú principal de la plataforma y selecciona «Configuración General». Esta sección está dividida en varias subsecciones que configuraremos a continuación.

Paso 2: Configurar los Detalles de la Organización

Esta es la primera parte que verás. Aquí establecerás la información de identificación de tu negocio.

  1. Nombre de la Organización: En el campo «Nombre de la Organización», introduce el nombre de tu empresa o negocio. En el ejemplo, se muestra «Chatforse».

  2. Detalles de Dirección:

    • Dirección física: Ingresa la dirección principal de tu negocio.

    • Ciudad: Escribe la ciudad donde se encuentra tu negocio.

    • Estado: Indica el estado o departamento.

    • Código Postal: Proporciona el código postal correspondiente.

    • País: Selecciona el país de la lista desplegable.

  3. Zona Horaria:

    • En la sección «Zona Horaria», elige la zona horaria correcta para tu ubicación. Esto es crucial para que todos los datos, programaciones y métricas se registren con la hora adecuada. En el ejemplo, está seleccionada «América/Bogotá».

Paso 3: Configurar las Notificaciones de Sonido

En esta área, puedes personalizar las alertas sonoras para los nuevos mensajes.

  1. Activar sonido de notificación: Asegúrate de que el interruptor esté activado (en color azul) para habilitar las notificaciones sonoras.

  2. Nuevo sonido de chat:

    • Haz clic en el menú desplegable para seleccionar el tipo de alerta que prefieras para cada nuevo mensaje. En la imagen, está seleccionada la «Alerta de mensaje emergente».

    • Puedes ajustar el volumen deslizando el control de volumen hacia la izquierda (más bajo) o hacia la derecha (más alto).

Paso 4: Configurar los Reintentos de Mensajes Fallidos para Campañas

Esta funcionalidad es muy útil para asegurar la entrega de tus mensajes en campañas masivas. Te permite programar reintentos automáticos para los mensajes que no se enviaron correctamente en el primer intento.

  1. Habilitar la función de reenvío de campañas: Activa el interruptor para que el sistema intente reenviar automáticamente los mensajes fallidos.

  2. Establecer Intervalos de reintento (en horas):

    • Define los intervalos de tiempo en horas después de los cuales se intentará reenviar un mensaje fallido. En el ejemplo, se han configurado tres reintentos:

      • El primero a 1 hora del fallo.

      • El segundo a las 3 horas del fallo.

      • El tercero a las 6 horas del fallo.

    • Puedes modificar estos valores según la estrategia de comunicación que prefieras.

  3. Mover los contactos fallidos a un grupo:

    • Activa este interruptor si deseas que los contactos a los que no se les pudo entregar el mensaje después de todos los reintentos sean movidos a un grupo específico. Esto es útil para depurar tus listas.

    • Grupos de contactos fallidos: Una vez activada la opción anterior, se habilitará un menú desplegable. Aquí debes seleccionar el grupo al que se moverán estos contactos fallidos. Esto te permitirá gestionarlos por separado, ya sea para eliminarlos o para verificar sus datos.

Paso 5: Guardar la Configuración

Una vez que hayas revisado y ajustado todas las opciones según tus necesidades, no olvides hacer clic en el botón «Guardar» ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla para aplicar todos los cambios.

Siguiendo estos pasos, tendrás correctamente configurada la sección general de tu plataforma Chatforse, optimizando la identificación de tu negocio y la efectividad de tus comunicaciones.

Guía Detallada: Cómo Gestionar tu Equipo en Chatforse

 

La sección de «Equipo» te permite agregar, administrar y definir los permisos de los miembros de tu organización que utilizarán la plataforma, asegurando una colaboración eficiente y segura.

 

Paso 1: Acceder a la Sección de Equipo

 

  1. En el menú de navegación principal, ubicado a la izquierda de la pantalla, haz clic en el ícono de «Equipo».

  2. Esto te llevará al panel principal donde podrás ver y gestionar a todos los usuarios de tu cuenta.

En este panel, verás una lista de los miembros actuales con la siguiente información:

  • Nombre: El nombre completo del usuario.

  • Correo Electrónico: El email con el que accede a la plataforma.

  • Rol: El nivel de permisos que tiene asignado (Owner, Agent, etc.).

  • Estado: Muestra si la cuenta del usuario está Active (Activa).

  • Última Actualización: La fecha y hora de la última modificación en el perfil del usuario.

 

Paso 2: Entender los Roles de Usuario

 

Antes de invitar a alguien, es crucial que entiendas los diferentes niveles de permiso que puedes asignar. Esto garantiza que cada miembro del equipo solo tenga acceso a las funciones que necesita.

Los roles disponibles son:

  • Owner (Propietario): Es el rol de mayor nivel. Tiene acceso completo a todas las secciones de la plataforma, incluyendo configuración, facturación, claves API y la capacidad de gestionar a otros usuarios.

  • Manager (Gerente):

    • ✅ Puede asignar chats a los agentes del equipo.

    • ❌ No puede acceder a las secciones de Configuración, Facturación y Suscripción, ni a las claves API.

  • Agent (Agente):

    • ❌ No puede asignar chats a otros agentes.

    • ❌ No puede acceder a las secciones de Configuración, Facturación y Suscripción, ni a las claves API.

 

Paso 3: Invitar a un Nuevo Usuario al Equipo

 

Ahora que conoces los roles, puedes invitar a nuevos miembros a tu espacio de trabajo.

  1. Dentro de la sección «Equipo», haz clic en el botón azul «Invitar Usuario» ubicado en la esquina superior derecha.

  2. Aparecerá una ventana emergente llamada «Invite user».

  3. Correo Electrónico: Ingresa la dirección de correo electrónico de la persona que deseas invitar.

  4. Rol: Haz clic en el menú desplegable «Select Role» y elige el rol adecuado para este nuevo usuario (Manager o Agent), según las responsabilidades que tendrá.

  5. Guardar: Una vez completados los campos, haz clic en el botón «Guardar».

 

Paso 4: El Proceso de Aceptación para el Nuevo Usuario

 

Después de que envías la invitación, el proceso continúa del lado del nuevo usuario.

  1. Recepción del Email: La persona invitada recibirá un correo electrónico de parte de Chatforse.

  2. Aceptar la Invitación: Dentro del correo, habrá un enlace único. El usuario debe hacer clic en este enlace para aceptar la invitación.

  3. Configuración de la Cuenta: Al aceptar, será dirigido a una página para configurar su cuenta, lo que generalmente incluye crear una contraseña y completar su nombre.

Una vez que el usuario complete estos pasos, su estado en el panel de «Equipo» cambiará a Active y podrá acceder a la plataforma con los permisos que le asignaste.

Siguiendo esta guía, podrás administrar de manera efectiva y segura el acceso de todo tu equipo a la plataforma Chatforse.

Guía Detallada: Cómo Usar la Configuración de Tickets en Chatforse

 

Esta sección es fundamental para organizar y automatizar cómo tu equipo gestiona las conversaciones entrantes. Una configuración adecuada agiliza el soporte al cliente, distribuye la carga de trabajo de manera eficiente y mejora los tiempos de respuesta.

 

Paso 1: Acceder a la Configuración del Ticket

 

  1. En el menú de navegación izquierdo, haz clic en el ícono de «Configuración».

  2. Dentro de las opciones de configuración, selecciona «Configuración del ticket».

 

Paso 2: Activar la Gestión de Tickets

 

Esta es la función principal que habilita todo el flujo de trabajo.

  • Activar gestión de tickets: Asegúrate de que este interruptor esté activado (en azul). Al hacerlo, todas las conversaciones nuevas serán tratadas como «tickets» que pueden ser asignados, gestionados y cerrados por tu equipo, permitiendo un seguimiento ordenado de cada solicitud.

 

Paso 3: Elegir el Método de Asignación Automática

 

Aquí decides cómo se distribuyen las nuevas conversaciones entre tus agentes. Tienes dos opciones:

  • Apagado (Asignación Manual):

    • Si seleccionas esta opción, todas las conversaciones nuevas llegarán a una bandeja de entrada general «No asignado».

    • Un miembro del equipo (generalmente un Manager o el Propietario) deberá entrar y asignar manualmente cada ticket a un agente específico.

    • Ideal para: Equipos que desean tener un control total sobre quién atiende cada tipo de consulta.

  • Automático (Asignación Equitativa):

    • Al seleccionar esta opción, la plataforma distribuirá automáticamente cada nueva conversación de manera uniforme entre todos los agentes disponibles de tu equipo.

    • Ideal para: La mayoría de los equipos, ya que garantiza que la carga de trabajo se reparta equitativamente y que los clientes reciban una respuesta más rápida, sin necesidad de intervención manual.

 

Paso 4: Configurar la Reasignación de Chats Reabiertos

 

Esta opción define qué sucede cuando un cliente vuelve a escribir en una conversación que ya había sido cerrada.

  • Reasignar chats que han sido reabiertos:

    • Si está activado (en azul): Cuando un chat cerrado se reabre, el sistema lo tratará como un ticket completamente nuevo y lo asignará según la regla de «Asignación automática» que hayas elegido en el paso anterior. Podría ser asignado a cualquier agente disponible.

    • Si está desactivado: El chat reabierto volverá automáticamente al agente original que lo atendió la última vez. Esto favorece la continuidad en la atención, ya que el cliente sigue hablando con la misma persona que ya conoce su caso.

 

Paso 5: Definir el Acceso a los Chats No Asignados

 

Esta función de seguridad y organización controla lo que los agentes pueden ver en la bandeja de entrada.

  • Conceder a los agentes acceso para ver todos los chats no asignados a ellos:

    • Si está desactivado (como en la imagen): Los agentes solo podrán ver las conversaciones que les han sido asignadas directamente. No tendrán visibilidad de la bandeja de entrada general «No asignado». Esta es la configuración recomendada para evitar confusiones y que los agentes solo se enfoquen en sus tareas.

    • Si está activado: Los agentes tendrán permiso para ver la lista completa de chats que están en la cola «No asignado». Esto puede ser útil en equipos pequeños y muy colaborativos donde los agentes pueden tomar proactivamente nuevas conversaciones.

Al configurar estas cuatro opciones de manera estratégica según las necesidades de tu equipo, optimizarás el flujo de trabajo, reducirás los tiempos de espera y te asegurarás de que ninguna conversación de un cliente quede sin atender.

Cómo Usar la Sección de Chats en Chatforse

 

La sección de «Chats» es tu centro de mando para toda la comunicación en tiempo real. Aquí es donde interactúas con los clientes, gestionas conversaciones y mantienes la información de tus contactos actualizada.

 

Parte 1: El Panel Principal de Chats (Tu Bandeja de Entrada)

 

Al hacer clic en «Chats» en el menú, lo primero que verás es la bandeja de entrada principal.

 

Paso 1: Buscar, Filtrar y Ordenar tus Conversaciones

 

Para gestionar eficientemente tus chats, utiliza las herramientas en la parte superior de la lista:

  1. Buscar: Usa la barra «Buscar nombre o número…» para encontrar rápidamente una conversación específica.

  2. Filtrar por Estado: Haz clic en el menú desplegable (en la imagen dice «Todos 5») para filtrar tus chats. Esto es crucial para la organización.

    • No asignado: Conversaciones nuevas que ningún agente ha tomado aún.

    • Abierto: Chats que están siendo atendidos actualmente.

    • Cerrado: Conversaciones que ya han sido finalizadas.

    • Todos: Muestra todos los chats sin importar su estado.

  3. Ordenar por Fecha: Haz clic en el ícono de las flechas para ordenar la lista de conversaciones.

    • Newest (Más nuevos): Muestra los chats más recientes primero.

    • Oldest (Más antiguos): Muestra los chats más antiguos primero.

 

Parte 2: Gestionar una Conversación Activa

 

Al seleccionar un chat de la lista, se abrirá la vista de tres paneles.

 

Paso 2: La Ventana de Conversación (Panel Central)

 

Este es el espacio donde ocurre la magia.

  1. Historial del Chat: Aquí puedes leer toda la conversación con el cliente.

  2. Marcar como Cerrado: Cuando hayas resuelto la consulta del cliente, haz clic en el botón rojo «Marcar como cerrado» en la parte superior para finalizar el chat.

  3. Habilitar/Deshabilitar el Asistente de IA: Usa el interruptor «Enable/disable AI assistant» para activar o desactivar el bot de inteligencia artificial para esta conversación específica. Es útil si necesitas que la IA se encargue de la conversación o si prefieres que un agente humano tome el control total.

  4. Enviar Plantillas Rápidamente: Además del botón en el compositor, tienes una sección para «Send Template Message». Selecciona una plantilla de la lista y haz clic en «Send Message» para enviarla. Esto es ideal para enviar mensajes formales o respuestas estandarizadas rápidamente.

 

Paso 3: Redactar y Enviar Mensajes (Compositor)

 

En la parte inferior del panel central se encuentra la caja para escribir tus mensajes.

  • Escribe tu mensaje…: El área de texto principal.

  • Plantillas: Accede a tus plantillas pre-aprobadas.

  • Emoji y Archivos: Usa los íconos para adjuntar emoticonos, archivos (📎), notas de voz (🎵), videos (📹) e imágenes (🖼️).

  • AI Assist: Haz clic en el ícono de la varita mágica (✨) para que la inteligencia artificial te ayude a redactar o mejorar tu respuesta.

  • Send: Envía tu mensaje al cliente.

 

Parte 3: Administrar la Información del Contacto (Panel Derecho)

 

El panel derecho es tu mini-CRM. Aquí puedes ver y modificar toda la información del contacto con el que estás hablando.

  • Foto de Perfil: Haz clic en «Change photo» para subir o actualizar la imagen del contacto.

  • Datos Básicos: Edita el Primer Nombre, Apellido, Teléfono y Correo Electrónico.

  • Grupos de Contactos: Asigna al contacto a uno o más grupos (ej. «Prospecto Interesado», «Cliente VIP»). Esto es fundamental para segmentar tus campañas.

  • Additional Information: Estos son campos personalizados que te permiten guardar información específica y relevante para tu negocio, como el «Estado actual» de una solicitud (ej. «Solicitud nueva»).

  • NOTAS: Un campo de texto libre para añadir notas internas sobre el cliente o la conversación que solo tu equipo podrá ver.

  • Guardar Cambios: Una vez que hayas hecho alguna modificación, no olvides hacer clic en el botón «Save changes» para guardarla.

Dominando estos tres paneles y sus funciones, podrás ofrecer una atención al cliente fluida, organizada y altamente personalizada, todo desde una única pantalla.

Cómo Usar la Sección de Contactos y Grupos en Chatforse

 

Esta sección te permite gestionar tu libreta de direcciones completa. Aquí puedes agregar contactos uno por uno, importarlos masivamente y organizarlos en grupos para campañas segmentadas.

 

Parte 1: Gestión de la Lista General de Contactos

 

Primero, nos enfocaremos en la pestaña «Todos Los Contactos», que es tu base de datos principal.

 

Paso 1: Acceder y Explorar la Sección de Contactos

 

  1. En el menú de navegación izquierdo, haz clic en «Contactos».

  2. Verás una pantalla dividida: a la izquierda, tu lista de contactos, y a la derecha, un panel de acciones.

 

Paso 2: Agregar un Contacto Manualmente

 

Ideal para cuando necesitas añadir una o pocas personas rápidamente.

  1. En el panel derecho, haz clic en el botón «Agregar Contacto».

  2. Se desplegará un formulario detallado para que ingreses la información.

  3. Rellena los campos:

    • Subir Imagen: Añade una foto de perfil para el contacto.

    • Datos Personales: Primer Nombre, Apellido, Teléfono (asegúrate de que el código del país sea correcto) y Correo Electrónico.

    • Grupo: Asigna el contacto a un grupo existente desde el menú desplegable.

    • Dirección: Campos opcionales para Calle, Ciudad, Estado, Código Postal y País.

  4. Haz clic en «Guardar» para añadir el contacto a tu lista.

 

Paso 3: Importar Contactos con Carga Masiva

 

La forma más eficiente de subir cientos o miles de contactos a la vez.

  1. En el panel derecho, haz clic en el botón «Carga Masiva».

  2. Aparecerá la ventana «Import contacts».

  3. ¡Paso CRUCIAL! Antes de nada, haz clic en el enlace «Click here to download sample template». Esto descargará un archivo (CSV/XLSX) con las columnas en el formato exacto que la plataforma necesita.

  4. Abre el archivo de plantilla y llena las columnas con los datos de tus contactos. Guarda el archivo.

  5. Vuelve a Chatforse y arrastra y suelta tu archivo en el área punteada o haz clic para buscarlo en tu computador.

  6. La plataforma procesará el archivo y agregará todos los contactos a tu lista.

 

Parte 2: Gestión de Grupos de Contactos

 

Los grupos son esenciales para enviar campañas a audiencias específicas (ej. «Clientes VIP», «Nuevos Prospectos», «Asistentes a Webinar»).

 

Paso 4: Navegar y Crear un Nuevo Grupo

 

  1. Dentro de la sección «Contactos», haz clic en la pestaña «Grupos». Verás una lista de los grupos que ya has creado.

  2. Para crear uno nuevo, haz clic en el botón «Agregar Grupo».

  3. Aparecerá una pequeña ventana. Escribe el nombre del nuevo grupo (ej. «Clientes Plan Business PLUS») y haz clic en «Guardar».

 

Paso 5: Carga Masiva de Contactos a Grupos

 

Esta función te permite importar contactos y asignarlos a grupos al mismo tiempo.

  1. Desde la pestaña «Grupos», haz clic en el botón «Carga Masiva».

  2. Verás una ventana de importación similar a la anterior.

  3. Nuevamente, es muy importante que descargues la plantilla de ejemplo desde el enlace proporcionado. Es probable que esta plantilla incluya una columna adicional para que especifiques el nombre del grupo al que pertenece cada contacto.

  4. Prepara tu archivo con los datos de los contactos y el grupo correspondiente para cada uno.

  5. Sube el archivo a la plataforma. El sistema creará los contactos y los asignará automáticamente a los grupos que indicaste.

Al dominar la gestión de contactos y grupos, tendrás una base de datos organizada y lista para potenciar tus campañas de marketing y comunicación personalizada a través de Chatforse.

Cómo Crear y Gestionar Campos de Contacto Personalizados

 

 

Paso 1: Acceder a la Sección de Campos de Contacto

 

  1. En el menú de navegación izquierdo, haz clic en «Configuración».

  2. En el menú de la izquierda que aparece, selecciona «Configuración General».

  3. Finalmente, haz clic en la pestaña «Campos de contacto».

 

Paso 2: Definir la Ubicación de los Campos

 

Antes de crear campos, decide en qué parte del formulario de contacto quieres que aparezcan.

  • Ubicación de los campos de contacto: Usa este menú desplegable para elegir si tus campos personalizados se mostrarán «Before address» (antes de la sección de dirección) o «After address» (después de la sección de dirección) en el perfil de cada contacto.

 

Paso 3: Crear un Nuevo Campo Personalizado

 

  1. En la sección «Campos de contacto personalizados», haz clic en el botón azul «Agregar campos».

  2. Aparecerá una ventana emergente llamada «Add contact field» para que configures tu nuevo campo.

 

Paso 4: Configurar el Tipo de Campo

 

Este es el paso más importante, donde defines qué tipo de información quieres recolectar.

  1. Etiqueta: Escribe el nombre que tendrá tu campo. Este es el título que verán tus agentes (ej. «Número de Identificación», «Tipo de Cliente», «Último producto de interés»).

  2. Componente de formulario: Selecciona el tipo de campo que mejor se adapte a tus necesidades.

Tienes tres opciones principales:

  • Opción A: Input (Campo de Entrada)

    • Ideal para datos cortos y de una sola línea. Al seleccionarlo, aparecerá un nuevo menú «Tipo de entrada».

    • Text: Para cualquier texto alfanumérico (ej. un código de cliente).

    • Number: Para valores exclusivamente numéricos (ej. edad, número de facturas).

    • Email: Para direcciones de correo electrónico.

  • Opción B: Select box (Cuadro de Selección)

    • Perfecto para cuando quieres que tus agentes elijan de una lista de opciones predefinidas. Esto asegura consistencia en los datos.

    • Usa el botón «Agregar opción» para crear cada una de las opciones de la lista (ej. «Cotización», «Compra», «Recompra»). Puedes eliminar opciones con el ícono del bote de basura.

  • Opción C: Text area (Área de Texto)

    • Úsalo cuando necesites un campo para texto largo o notas detalladas.

 

Paso 5: Definir si el Campo es Obligatorio

 

  • Es obligatorio: Activa este interruptor si quieres que este campo deba ser completado obligatoriamente por tus agentes para poder guardar el perfil de un contacto. Déjalo desactivado si es un campo opcional.

 

Paso 6: Guardar el Campo

 

  1. Una vez que has configurado todos los detalles, haz clic en el botón «Guardar».

  2. Tu nuevo campo aparecerá ahora en la lista de «Campos de contacto personalizados» en la pantalla de configuración.

A partir de este momento, este nuevo campo estará visible en el formulario de cada contacto (en las secciones de «Chats» y «Contactos»), permitiendo a tu equipo capturar información mucho más rica y específica para ofrecer un servicio más personalizado.

Cómo Usar las Herramientas para Desarrolladores (API) en Chatforse

 

Esta sección es una de las más potentes de la plataforma, ya que te permite conectar Chatforse con otras aplicaciones (como tu CRM, E-commerce, software interno, etc.) para automatizar tareas y sincronizar información sin necesidad de hacerlo manualmente.

 

Introducción: ¿Qué son las Developer Tools?

 

Las «Developer Tools» te dan acceso a la API (Interfaz de Programación de Aplicaciones) de Chatforse. Piensa en la API como un conjunto de instrucciones que permite que tus sistemas externos «hablen» con Chatforse de forma segura y controlada para realizar acciones como agregar un contacto, enviar un mensaje o gestionar plantillas.

 

Paso 1: Acceder a la Sección de Developer Tools

 

  1. En el menú de navegación principal, ubicado a la izquierda, haz clic en «Developer Tools».

  2. Esto te llevará al panel de control de la API.

 

Paso 2: Generar tu Clave API (Access Token)

 

Antes de poder hacer nada, necesitas una llave de acceso. Esta clave es como una contraseña secreta y única para tus aplicaciones.

  1. En la pantalla principal de «Developer Tools», haz clic en el botón verde «Generar Clave API».

  2. La plataforma creará un «Token» (una larga cadena de caracteres). Este token es tu clave de API.

⚠️ ¡MUY IMPORTANTE! Trata esta Clave API como si fuera la contraseña de tu banco. Nunca la compartas públicamente ni la expongas en el código de tu sitio web del lado del cliente. Cualquier persona o sistema con acceso a esta clave puede realizar acciones en tu cuenta de Chatforse.

 

Paso 3: Explorar la Documentación de la API

 

El lado derecho de la pantalla contiene toda la documentación que necesitas para empezar a trabajar.

  • Lenguajes de Programación: En la parte superior, verás varias pestañas: CURL, PHP, NODEJS, PYTHON, JAVA, RUBY. Al hacer clic en una de ellas, todos los ejemplos de código de la página se mostrarán en ese lenguaje específico, listos para que los copies y pegues.

  • Métodos de Petición: Verás etiquetas de colores junto a cada acción:

    • GET: Se usa para obtener o leer información (ej. Obtener Lista de Contactos).

    • POST: Se usa para crear un nuevo elemento (ej. Agregar Contacto, Enviar Mensaje).

    • PUT: Se usa para editar o actualizar un elemento existente (ej. Editar Contacto).

    • DEL (DELETE): Se usa para eliminar un elemento (ej. Eliminar Contacto).

 

Paso 4: Entender y Usar los «Endpoints» Disponibles

 

Los «endpoints» son las URLs específicas a las que tus aplicaciones harán las peticiones para realizar una acción. Se agrupan por función:

  • Contacts (Contactos):

    • Te permite gestionar tu base de datos de contactos de forma remota. Puedes obtener la lista completa, agregar un nuevo contacto desde tu CRM, editar su información o eliminarlo.

  • Grupos De Contactos:

    • Sirve para administrar los grupos. Puedes crear un nuevo grupo, editar su nombre o eliminarlo, todo de forma automática.

  • Automated Replies (Respuestas Automáticas):

    • Te da control programático sobre las respuestas automáticas configuradas en la plataforma.

  • Mensajes:

    • Este es uno de los más útiles. Te permite enviar mensajes directamente desde tus sistemas. Por ejemplo, podrías configurar tu tienda online para que, a través de la API, Chatforse envíe automáticamente un mensaje de confirmación de compra por WhatsApp.

    • Puedes enviar mensajes de texto simples (Enviar Mensaje), archivos multimedia (Send media) o plantillas pre-aprobadas (Send template message).

  • Plantillas:

    • Te permite obtener una lista de todas tus plantillas de mensajes disponibles.

 

Ejemplo de un Caso de Uso Práctico:

 

Imagina que quieres que cada vez que un nuevo usuario se registra en tu sitio web, se agregue automáticamente como contacto en Chatforse.

  1. Generas tu Clave API en Chatforse y la guardas de forma segura en la configuración de tu servidor web.

  2. En la documentación, buscas la sección Contacts y el endpoint POST / Agregar Contacto.

  3. Seleccionas tu lenguaje de programación (ej. PHP o NODEJS).

  4. Copias el código de ejemplo proporcionado.

  5. En el código de tu sitio web (en la parte del servidor), integras ese ejemplo. Lo modificas para que incluya la Clave API en la cabecera de la petición y los datos del nuevo usuario (nombre, teléfono, etc.) en el cuerpo de la petición.

  6. ¡Listo! Ahora cada nuevo registro en tu web ejecutará ese código y el contacto aparecerá instantáneamente en Chatforse.

Siguiendo estos pasos, podrás integrar Chatforse con todo tu ecosistema digital, creando automatizaciones poderosas que te ahorrarán tiempo y mejorarán la comunicación con tus clientes.